Piattaforma di event management – Gattinoni Travel

PROBLEMA CENTRALE

Operazioni degli eventi gestite su fogli di calcolo

Tutti i dati operativi vivevano in file Excel e scambi di email. Nessun sistema teneva un evento come un oggetto unico.

• Una sola fonte di verità per evento, ed era un foglio di calcolo.
• Troppo inserimento manuale. Centinaia di partecipanti per evento, digitati uno a uno.
• Nessun modo di prenotare una stessa cosa per molte persone in una volta.
• I dati dei partecipanti venivano ridigitati da zero per ogni nuovo evento.

DISCOVERY

Ho condotto sessioni di raccolta requisiti con i project manager e con il personale di logistica e back office, ripercorrendo il processo Excel che stavano usando. Da qui sono emerse due cose che hanno dato forma a tutto il prodotto.

La prima: parlano di eventi, ma i dati riguardano in realtà le persone. Gli stessi partecipanti tornano anno dopo anno, e passaporto, allergie e dati di fatturazione dovrebbero seguirli invece di essere ridigitati.

La seconda: le cose cambiano continuamente. Qualcuno rinuncia due giorni prima, un volo si sposta, una camera viene riassegnata. Il prodotto doveva rendere il modificare qualcosa tanto rapido quanto il crearlo.

Da qui, quattro regole: tenere tutto ciò che riguarda un evento in un unico posto, inserire i dati una volta e riusarli in ogni punto, agire su molti record alla volta invece che su uno, e non chiudere mai un evento prima che il team lo dichiari concluso.

DECISIONI UX

Due livelli di navigazione

Un livello globale (Eventi, Partecipanti, Alloggi) tiene i registri trasversali agli eventi; il livello evento tiene il lavoro. Questo ha eliminato il compito più ripetitivo del vecchio processo e ha dato all’azienda uno storico che non aveva mai avuto.

Nove domini, un oggetto

La pagina evento divide il perimetro operativo in tab. Tab invece di pagine annidate perché durante la gestione gli operatori si muovono continuamente di lato tra i domini: volo, poi camera, poi esigenza alimentare sono un unico filo di pensiero.

Risorse condivise, assegnazioni individuali

Voli, bus, camere e tavoli si creano una volta a livello di evento, poi si popolano con i partecipanti. Funziona nei due sensi: un volo creato dentro il profilo di un partecipante compare nella sezione Viaggi dell’evento, pronto per gli altri.

Il vantaggio si vede quando qualcuno rinuncia: sostituendo la persona, volo, camera e tavolo restano esattamente dove erano.

IMPLEMENTAZIONE

Concept design

Ho mappato da zero tutta la struttura: cosa vive a livello di piattaforma, cosa vive dentro un evento, e come partecipanti, voli, camere e tavoli si relazionano tra loro. Poi ho progettato ogni flusso attorno alle due cose che consumano davvero il tempo del team, far entrare grandi quantità di dati e modificarli in seguito. Quindi import massivo da Excel, bozze, filtri e selezione multipla su ogni elenco.

Visual design e design system

Ho costruito la UI sull’identità di marca esistente di Gattinoni, usando il magenta come unico colore d’azione su un’interfaccia neutra e a contrasto elevato. Insieme alle schermate ho costruito il design system che le sostiene, perché nove aree operative diverse potessero condividere gli stessi componenti e comportarsi nello stesso modo.

RETROSPETTIVA

• Il flusso di modifica conta più del flusso di creazione. Il costo vero sono i cambiamenti fatti sotto pressione, non la configurazione iniziale.
• Un prodotto ampio ha bisogno di un vocabolario piccolo. Riusare un pattern ha sempre battuto il progettarne uno su misura.